Termos e Condições

Português

Ao submeter a inscrição no Festival Nacional de Robótica 2027 (FNR’2027) – RoboCup Portugal Open, o participante (ou o seu representante legal, quando aplicável) declara que leu, compreendeu e aceita integralmente os presentes Termos e Condições, autorizando o tratamento dos seus dados pessoais nos termos abaixo descritos, em conformidade com o Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD) e restante legislação aplicável.

1. Responsável pelo Tratamento de Dados

A entidade responsável pelo tratamento é: Sociedade Portuguesa de Robótica (SPR), em articulação com a Organização Local do RoboCup Portugal Open Felgueiras 2027 (Sociedade Portuguesa de Robótica e Município de Felgueiras).

2. Finalidades do Tratamento

Os dados pessoais recolhidos destinam-se exclusivamente a:

a) Gestão de inscrições e participação no evento;

b) Emissão de credenciais, certificados e documentação logística;

c) Comunicação institucional e operacional relacionada com o evento;

d) Cumprimento de requisitos legais e securitários;

e) Registo fotográfico e audiovisual do evento, para fins de divulgação institucional não-comercial.

3. Categorias de Dados Recolhidos

Os dados poderão incluir:

• Identificação pessoal (nome, data de nascimento, contacto, instituição);

• Género, quando indicado;

• Número de sócio da Sociedade Portuguesa de Robótica, quando aplicável;

• Dados relativos à equipa e às provas em que participa;

• Informação sobre alergias ou restrições alimentares, quando fornecida, para efeitos de catering e de segurança alimentar;

• Necessidades de alojamento, quando aplicável;

• Informação de faturação, quando aplicável;

• Registos de imagem e voz recolhidos durante o evento.

A informação sobre alergias e restrições alimentares constitui dado de saúde e é de fornecimento facultativo, sendo utilizada exclusivamente para a preparação de refeições e para assegurar a segurança do participante durante o evento.

4. Conservação dos Dados

Os dados serão conservados apenas pelo período necessário às finalidades a que se destinam, podendo ser posteriormente arquivados para registo histórico interno ou eliminados/anonimizados de acordo com as obrigações legais.

5. Partilha de Dados

Os dados não serão transmitidos a terceiros, exceto quando:

• exigido por lei;

• necessário à emissão de seguros, credenciais ou documentação oficial;

• requerido por parceiros institucionais exclusivamente para fins relacionados com o evento.

Os dados nunca serão utilizados para fins comerciais.

6. Direitos do Titular dos Dados

O participante pode, a qualquer momento, solicitar:

• Acesso, retificação ou atualização dos dados;

• Eliminação dos dados, salvo obrigação legal de conservação;

• Limitação ou oposição ao tratamento;

• Portabilidade dos dados;

• Revogação do consentimento, sem efeito retroativo.

Pedidos devem ser dirigidos para: fnr@sprobotica.pt.

7. Consentimento

Ao confirmar a inscrição, o participante declara que:

• Presta o seu consentimento livre, específico, informado e explícito para o tratamento dos dados pessoais para as finalidades indicadas;

• Compreende que a participação no evento depende da aceitação destes termos.

Registo fotográfico e audiovisual: o evento é fotografado e filmado. As imagens são utilizadas para divulgação institucional não-comercial da Sociedade Portuguesa de Robótica e da organização local, ao abrigo do interesse legítimo e do disposto no artigo 79.º, n.º 2, do Código Civil, que dispensa o consentimento quando a reprodução decorre de finalidades científicas, didáticas ou culturais ou de factos ocorridos publicamente.

Qualquer participante, ou o seu representante legal, pode opor-se a ser destacado em materiais de divulgação, através de fnr@sprobotica.pt. Nos termos do artigo 79.º, n.º 3, do Código Civil, nenhuma imagem será utilizada de forma que prejudique a honra, a reputação ou o decoro do participante.

English

By submitting the registration for the Festival Nacional de Robótica 2027 (FNR’2027) – RoboCup Portugal Open, the participant (or legal guardian, where applicable) acknowledges that they have read, understood, and fully accept these Terms and Conditions, and hereby consent to the processing of their personal data in accordance with Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) and applicable data protection laws.

1. Data Controller

The data controller is: Sociedade Portuguesa de Robótica (SPR), in collaboration with the Local Organizing Committee of RoboCup Portugal Open Felgueiras 2027 (Sociedade Portuguesa de Robótica and Município de Felgueiras).

2. Purpose of Data Processing

The personal data collected will be used exclusively for:

a) Managing registration and participation in the event;

b) Issuing credentials, certificates and logistical documentation;

c) Institutional and operational communication related to the event;

d) Compliance with legal and safety requirements;

e) Photographic and audiovisual documentation for non-commercial institutional dissemination.

3. Categories of Data Collected

Data may include:

• Personal identification (name, date of birth, contact details, institution);

• Gender, where provided;

• Sociedade Portuguesa de Robótica membership number, where applicable;

• Information related to the team and competitions entered;

• Allergy or dietary restriction information, where provided, for catering and food-safety purposes;

• Accommodation requirements, where applicable;

• Billing information, when applicable;

• Image and voice recordings captured during the event.

Allergy and dietary information constitutes health data and is provided voluntarily. It is used solely to prepare meals and to safeguard the participant during the event.

4. Data Retention

Data will be retained only for the period necessary for the purposes described and may thereafter be archived for internal historical record or deleted/anonymized according to legal requirements.

5. Data Sharing

Data will not be shared with third parties, except when:

• required by law;

• necessary for issuing insurance, credentials or official documents;

• required by institutional partners strictly for event-related purposes.

Data will never be used for commercial purposes.

6. Rights of the Data Subject

Participants may at any time request:

• Access, rectification or updating of their data;

• Deletion of data, unless legally required to retain them;

• Limitation of or objection to processing;

• Data portability;

• Withdrawal of consent without retroactive effects.

Requests should be submitted to: fnr@sprobotica.pt.

7. Consent

By completing the registration, the participant declares that they:

• Provide free, specific, informed and explicit consent to the processing of personal data for the purposes stated;

• Acknowledge that participation in the event requires acceptance of these terms.

Photographic and audiovisual recording: the event is photographed and filmed. Images are used for non-commercial institutional dissemination by the Sociedade Portuguesa de Robótica and the local organisation, on the basis of legitimate interest and of article 79(2) of the Portuguese Civil Code, which dispenses with consent where reproduction serves scientific, educational or cultural purposes or depicts events that took place publicly.

Any participant, or their legal guardian, may object to being featured in promotional materials by writing to fnr@sprobotica.pt. In accordance with article 79(3) of the Civil Code, no image will be used in a manner that harms the honour, reputation or decorum of the participant.